Procédures d'organisation et de participation au sein du RBP.

Document en cours d'élaboration

Les différentes étapes décrites ci-dessous récapitulent les tâches indispensables associées à la gestion de compétitions de natation tant au niveau des clubs organisateurs et participants, des bureaux de la fédération que des membres du cercle (compétiteurs, officiels, entraîneurs et administratifs). La liste n'est pas exhaustive et n'a d'autre but que de documenter a titre informatif les différentes tâches requises. Le modèle utilisé est celui appliqué au RBP, des variantes peuvent exister au sein d'autres cercles.
Description de l'action	Cercle responsable	Acteur	Méthode ou Programme	Clé
Préparation de l'avant-programme de la compétition	Organisateur	Secrétariat	Splash ou interne
Soumission de l'avant-programme au district	Organisateur	Secrétariat
Validation par le district de l'avant-programme	Fédération	Bureau du district
Envoi d'invitations et de l'avant-programme aux cercles	Organisateur	Secrétariat
Accusé de réception des cercles participants	Participant	Secrétariat	Mail/courrier
Validation de la compétition par le CS du cercle participant	Participant	Comité
Encodage compétition dans le système de gestion des engagements	Participant	Secrétariat	Splash ou interne
Déterminer les participants possibles suivant règles de compétition	Participant	Secrétariat et entraîneurs
Créer des invitation pour les participants possibles	Participant	Secrétariat	Interne
Distribuer invitations aux participants sélectionnés	Participant	Entraîneurs
Collecte des inscriptions des participants sélectionnés	Participant	Entraîneurs
Encodage des inscriptions dans le système de gestion des engagements	Participant	Secrétariat	Splash ou interne
Génération de la liste récapitulative des engagements	Participant	Secrétariat	Splash ou interne
Envoi de la liste récapitulative des engagements au cercle organisateur	Participant	Secrétariat	Mail/courrier
Accusé de réception du cercle organisateur au cercle participant	Organisateur	Secrétariat	Mail/courrier
Payement du la redevance d'engagements au cercle organisateur	Participant	Trésorerie	Banque
Génération des convocations pour les participants	Participant	Secrétariat	Interne
Injection des participants dans le système de gestion de la compétition	Organisateur	Secrétariat	Splash ou interne
Préparation du programme de la compétition	Organisateur	Secrétariat	Splash ou interne
Impression du programme de la compétition	Organisateur	Secrétariat	Splash ou interne
Pré-contrôles administratifs par le juge-arbitre	Jury	Arbitre
Déroulement de la compétition	Tous	Tous
Encodage des temps réalisés dans le système de gestion	Organisateur	Secrétariat	Splash ou interne
Post-contrôles administratifs par le juge-arbitre	Jury	Arbitre
Envoi des résultats et forfaits au bureau de la fédération (x copies)	Organisateur	Secrétariat	Mail ou courrier
Envoi des résultats au bureau de la fédération (si compétition hors fédération)	Participant	Secrétariat	Mail ou courrier
Distribution des résultats aux cercles participants	Organisateur	Acteur	Mail ou courrier
Encodage des temps réalisés dans le système de gestion de l'historique	Participant	Secrétariat	Splash ou interne
Contrôle des records	Participant	Secrétariat et entraîneurs	Splash, interne ou manuel
Publication des résultats auprès des membres	Participant	Secrétariat	Papier, mail  ou Internet